Конечно, когда возникает вопрос, как снять офис мы хотим, чтобы на него отвечали, что нужно обратиться в агентство недвижимости «Лаборатория недвижимости». В случае, если вы все-таки решили искать офис самостоятельно, то позвольте дать несколько советов, которые сберегут ваши нервы, время, деньги, а иногда и бизнес.
1. Бюджет на аренду офиса и ремонт.
Первое с чего нужно начать — это определиться с бюджетом. При этом мы рекомендуем заложить следующие виды расходов:
- Арендная плата.
- Обеспечительный взнос (равен арендной плате 1 до 6 месяцев)
- Ремонт.
- Мебель.
- Оборудование
- Коммунальные услуги
В офисах класса А и В могут быть дополнительные расходы:
- Расходы на содержание общих частей офисного здания.
- Парковка.
- Охрана.
- Сервисный сбор.
- Страхование.
Мы в нашей практике не раз сталкивались с ситуациями, когда компании, особенно крупные, закладывают в бюджеты только расходы из первой категории, но почему-то совершенно не учитывают всякие дополнительные расходы на оказание услуг крупных офисных и бизнес-центров. А только расходы на содержание могут доходить до 50% ставки арендной платы! Зачастую с этим сталкиваются компании, которые задаются вопросом, как снять офис в Москве.
Все расходы нужно бюджетировать с учетом ежегодно повышения на 3-10%.
Ставка арендной платы, которую изначально будут предлагать стоит попробовать снизить даже в том случае, если в объявлении написано или арендодатель заявляет, что никаких переговоров по ставке он вести не будет. Попробуйте! В зависимости от ваших переговорных навыков можно снизить на 5-30 и даже больше процентов.
2. Срок, к которому офис планируется арендовать.
Небольшие офисы, площадью 200 — 1000 кв.м. можно подобрать без проблем. Их на рынке довольно много. Проблемы могут возникнуть с маленькими офисами, которых может просто не оказаться в той локации, которую вы выбрали для того, что снять офис. Найти офисы большой площадью, от 5000 кв.м. уже может быть труднее, а подходящих офисных площадей для больших офисов придется ждать иногда годами. Так нам пришлось искать подходящий офис для одной крупной иностранной компании почти 3 года, так как требования к офису и локации были очень жесткими.
Поэтому, как только вы начинаете думать о расширении, нужно сразу думать, как снять офис и смотреть что есть на рынке, чтобы найти подходящий вариант именно в тот момент, когда офис будет необходим. Это сэкономим время и деньги. Много денег, так как вам не придется принимать неоптимальное решение.
3. Месторасположения офисного центра.
Решите, где должен быть расположен офис. Локаций для размещения сейчас очень много. Еще 10-15 лет назад застройщики в основном старались построить офисный центр в пределах Садового кольца или недалеко от него. Позже, в связи с ухудшающейся каждый год транспортной обстановкой офисные центры стали строить и за пределами Третьего кольца и даже за пределами МКАД.
Офисы в центре Москвы дорогие, но до них легче добираться сотрудникам, офисы на окраине дешевле, но они удобны только для тех, кто живет рядом или на той же ветке метро. Хотя глобально, как показывает наша практика сотрудники, если их устраивает работодатель, готовы ездить куда угодно.
4. Офисное помещение в аренду
Определите, какой офис вам нужен: рабочая лошадка или витрина. Нужно определить перечень характеристик, которым должен отвечать будущий офис. Среди них:
· Площадь
Если планируете расширяться в ближайшем будущем, то закладывайте площадь с учетом набора дополнительного персонала. В качестве альтернативы, которая поможет сохранить деньги, рассматривать офисы, в которым много пустующих площадей или в ближайшей перспективе (1-3 года) возможен отъезд одного из текущих арендаторов. Такой подход позволит существенно сэкономить и не арендовать ненужные площади.
· Состояние помещения
С ремонтом или вообще без. Соответственно, от этого напрямую зависят расходы на ремонт и сроки переезда. Может где нужно будет только обновить ковролин и покрасить стены, а где-то делать практически капитальный ремонт.
· Офисное пространство
Офис должен быть удобным и оптимальным для тех задач, которые в нем планируется выполнять. Решите сразу вам нужна кабинетная система или открытое пространство. Если последнее, то рассчитайте сколько нужно кабинетов, сколько переговорных, помещений для принтеров, гардеробных, склада, МОП, серверных и т.д. Если вы рассматриваете готовый вариант, то есть вероятность, что потребуется значительные ресурсы на перестройку офиса, чтобы воплотить все фантазии. Поэтому, если в ресурсах имеется определенное затруднение, постарайтесь вписаться в тот ландшафт офисного помещения, который уже есть.
· Парковка
Сейчас без парковки сложно представить приличный офисный или бизнес центр. Но при этом желательно смотреть не только на обеспеченность самого БЦ парковочными местами, но и наличие парковок в ближайшей округе, так как далеко не все сотрудники, которые приезжают на работу на машинах получат право и возможность оставлять своего железного коня на парковке офисного центра.
· Пропускной режим
В нормальных офисах он есть, но бывает случаи, когда попасть в помещение можно только в рабочее время и по рабочим дням. Для кого-то это совсем не проблема, а собственник экономит значительные ресурсы на охране.
5. Отзывы об офисном центре и арендодателе.
Мы очень рекомендуем почитать отзывы в интернете или пообщаться в теми арендаторами, которые уже арендуют или арендовали помещения в понравившемся бизнес центре. В частности, рекомендуем узнать про обслуживание здания и помещений, об отношениях собственника к арендаторам, о том, как соблюдает собственник договорные обязательства. Поверьте, можете узнать очень много интересного, что изменит кардинально ваши намерения.
6. Окружение офисного центра
Сотрудникам нужно будет где-то питаться, покупать продукты, стричься-бриться. Если в округе есть столовые, кафе рестораны или торговый центр, то это очень удобно. Значит, будет меньше отсутствий на работе, а если до ближайшей столовой нужно пройти пару километров, то эффективность работы сотрудников резко упадет.
7. Документы на здание, помещение и арендодателя.
Полагаю, что наличие документов на здание и арендодателя — это требование, которое даже не подлежит обсуждению.
Подробнее о документах можно узнать в нашей статье:
Какие документы запросить у арендодателя нежилого помещения.
Проверка документов это один из самых ответственных этапов.
Дополнительно рекомендую проверить финансовое состояние арендодателя особенно в тех случаях, когда под каким-то предлогом он просит перечислить ему значительную сумму денег в качестве обеспечительного взноса, авансовых платежей в счет арендной платы или ремонта. Существует вероятность, что денег вы больше не увидите.
Договор аренды, заключаемый на срок более 1 года подлежит государственной регистрации. При этом несмотря на отсутствие регистрации для сторон он обязателен к исполнению, а вот для третьих лиц нет. Поэтому договор нужно зарегистрировать как можно скорее после подписания и только потом оплачивать какие-либо значительные расходы в рамках договора аренды.
Надеюсь, что наши советы помогут найти качественный и оптимальный офис для вашего бизнеса. Но в любой случае, если нужна консультация или помощь в поиске, проверке документов или проведении переговоров, обращайтесь. Мы всегда найдем для наших клиентов самое лучшее решение.