Каждый, кто сталкивался с необходимостью арендовать офисное помещение, задавался вопросом – как выбрать офис и на что обратить внимание, чтобы потом не жалеть, что арендовали совсем не то, что нужно. А такое, к сожалению, бывает часто. Поэтому каждый бизнесмен хочет найти подходящее помещение и арендовать его на долгий срок, а не переезжать постоянно, тратя деньги на переезд, ремонт, создавая проблемы и неудобства клиентам и сотрудникам.
Далее мы расскажем, как выбрать офис, чтобы не попасть на обман, дополнительные расходы на оплату офиса, ремонта или услуг.
Назначение офиса.
Для начала определимся, зачем же нужен офис?
Глобально целей для аренды офисного помещения всего 6:
- Размещение сотрудников компании из подразделений поддержки.
- Размещение сотрудников компании, непосредственно взаимодействующих с клиентами.
- Проведение различных мероприятий: переговоры, конференции, семинары, уроки, командообразующие и иные тренинги.
- Размещение резервных рабочих мест на случай форс-мажорных событий в основном офисе.
- Размещение единоличного исполнительного органа (директора) и коллегиального (Правление).
- Получение юридического адреса.
Соответственно, в зависимости от целей требования к офисным помещениям будут совершенно разным. Определившись с назначением, дальше становится значительно проще решить, как выбрать офис, руководствуясь следующими критериями.
Система классификации офисов. Классы офисов A, B, C, D, E.
Местоположение.
Если вам нужен юридический адрес, то нужно искать офис только в том районе, который обсуживает налоговая инспекция, где вы стоите или планируете встать на обслуживание. В этом случае местоположение становится самым важным критерием, а все остальные практической роли не играют.
И наоборот для размещения резервных рабочих мест требование к местоположению не является критически важным.
Для проведения тренингов и иных мероприятий лучше выбирать офисные помещения, расположенные в центре города и недалеко от станций метро.
Офисы исполнительных органов должны размещаться в престижных офисных зданиях. Также они могут размещаться в небольших особняках в центре города.
Для размещения поддержки вполне подойдут офисные помещения, расположенные за пределами ТТК.
Транспортная доступность.
Транспортная доступность играет важную роль, если в офисе будут размещаться сотрудники компании и особенно, если в офисе предполагается обслуживание клиентов. Не каждый клиент захочет ехать на другой конец Москвы, если до офисов компании вашего конкурента добраться гораздо легче.
Ориентироваться нужно не только на станции метро, но и на остановки и количество маршрутов наземного транспорта, а также на загруженность дорог.
Цена.
Вопрос цены естественно играет самую важную роль. Если денег на аренду нет, то и нет смысла задавать вопрос: «Как выбрать офис?». Специально вопрос цены мы здесь рассматривать не будем, каждая компания сама формирует бюджет исходя из своих возможностей. Дадим лишь несколько советов:
- Чем дальше от центра, тем, как правило, дешевле.
- Чем менее удобно расположен офисный центр, тем дешевле.
- Состояние отделки, как правило, не играет значительной роли в стоимости аренды, но может быть основой для предоставления арендных каникул.
- Всегда нужно торговаться с арендодателями, даже если они говорят, что никаких скидок не предоставляют.
Состояние помещения
Данный критерий опять-таки зависит от ваших целей и финансовых возможностей. Как правило, для размещения служб поддержки можно обойтись косметическим ремонтом или вообще отказаться от ремонта офиса, ограничившись лишь монтажом кабельной сети для интернета и телефонии.
Для размещения офиса директора или фронт-офиса делать ремонт придется и его объемы, сроки и стоимость зависят от требований к помещению для руководителей или брендбука компании.
В целом мы советуем искать офисы с отделкой. В этом случае вы экономите не только деньги, но и время. Кроме того, в этом случае можно сделать ремонт только в части помещений, оборудовав их под потребности самой компании (офисы руководителей, переговорные комнаты).
Где искать помещение в аренду. 5 главных источников информации.
Либо договариваться с арендодателем, чтобы он осуществил подготовку офиса под чистовую отделку. Такие услуги предоставляют многие арендодатели, которые имеют строительно-ремонтные подразделения в штате или на аутсорсе. Это позволит сэкономить время, деньги, а также сделать офис максимально отвечающим потребностям компании-арендатора.
Социально-бытовая инфраструктура.
Конечно, потребности у людей разные, но минимальный уровень сервиса для сотрудников, работающих в офисе, должен быть обеспечен, так как далеко не все готовы каждый день возить с собой коробочки и судочки с едой.
В самом здании или шаговой доступности должны быть расположены столовая и продовольственный магазин. Это не только обеспечит минимальный уровень для удовлетворения бытовых потребностей сотрудников, но повысит эффективность работы сотрудников, которые не придется ездить в другие районы, чтобы пообедать.
Не лишним будет и размещение в офисе аппаратов со снеками, напитками или даже простыми закусками. Вам это ничего стоить не будет, наоборот, вендоры вам даже заплатят арендную плату, зато сотрудники будут благодарны.
Удобство для клиентов
Еще один момент, который нужно принимать во внимание при выборе месторасположения офиса это месторасположение ваших клиентов. Если они расположены в каком-то конкретном районе, то и ваш офис должен быть расположен там же.
Дополнительные услуги.
Наличие дополнительных услуг особенно важно при аренде офисов для проведения различных мероприятий. Некоторые компании готовы предоставить только офис и мебель, другие – обеспечивают полный спектр услуг для организаторов и участников:
- Офисное помещение.
- Необходимую мебель.
- Проектор.
- Экран.
- Микрофон и динамики.
- Пропускной режим.
- Контроль безопасности.
- Обеспечение едой и напитками.
- И т.д.
Для офисов, арендуемых в качестве юридического адреса, важна услуга получения и передачи корреспонденции.
Оборудование помещений.
Если в офисе предполагается размещение людей, то он должен быть в обязательном порядке оснащен системой пожарно-охранной сигнализации, а также соответствовать противопожарным требованиям. Не стоит рисковать жизнями и здоровьем людей, а также своим кошельком и свободой. В случае сомнений лучше обратить к специалистам, которые дадут свое заключение по данному вопросу.
Если есть какие-то специфические требования – повышенная электрическая мощность, категория надежности, материал перекрытий, то эти требования нужно сформулировать заранее, перед подписанием договора аренды.
Договор аренды.
Это документ, которые зафиксирует ваши отношения с арендодателем на конкретный срок. Уделите его изучению время и сделайте это предельно внимательно, чтобы в дальнейшем для Вас не стало неприятным сюрпризом, что за парковку нужно платить отдельно, в выходные доступ в офис закрыт, за курение ваших сотрудников штраф, который платить будете вы, что вы несете ответственность за все, даже за те сферы, за которые по закону отвечает арендодатель и т.д. Задавайте себе вопрос: «А этот пункт тут зачем, чем он мне грозит?»
В случае подписания договора субаренды, изучите внимательно договор аренды, так как в случае, расторжения договора аренды между арендодателем и арендатором его условия будут применяться к вам.
Обращайтесь за помощью к профессиональным брокерам по недвижимости или юристам, отдайте предпочтение тем, кто занимается только коммерческой недвижимостью.
Заключение.
Для помощи в выборе офиса в аренду предлагаем вам использовать вот такой чек-лист. Надеемся, что он поможет Вам сохранить время и деньги и выбрать офис, который в максимальной степени отвечает потребностям вашей компании и вашего бизнеса.
